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Wenn Sie nicht gerade als Einsiedler hoch oben in kargen Höhen kraxeln, müssen Sie wohl jederzeit damit rechnen, in Ihrem Arbeitsalltag Mitmenschen zu begegnen. Sie können das nun unfreundlich und in nachlässiger Kleidung machen oder aber – und darum geht es hier – mit Wertschätzung Ihren jetzigen oder künftigen Arbeitskollegen gegenübertreten. Seien Sie dabei freundlich und offen, denn umgekehrt schätzen Sie es ja genauso. Ob das nun an einem Firmenanlass ist oder im Bürogang zwischen Grünpflanze und Kaffeemaschine. Mit guter Kommunikationsfähigkeit, Empathie, Loyalität, Hilfsbereitschaft und einem gepflegten Auftreten machen Sie es sich und Ihrem Umfeld einfacher. Wichtig ist nicht nur, dass Sie sich wohl fühlen, sondern auch die Mitmenschen, und zwar vom ersten Moment an.



Der erste Eindruck

Wie die Mitarbeitenden so auch die Firma: Jeder trägt zum Image des Unternehmens bei. Jeder Einzelne ist ein Markenbotschafter seiner Firma, ein sogenannter Brand Ambassador. Was nützt die informative Homepage, das Hochglanzpapier, auf dem die Offerte mit den richtigen Zahlen steht, oder der Brief mit den eingängigen Worten, wenn Herr Huber am Empfang übellaunig die Kunden begrüsst und die Chefin und ihre Crew zwar mit fundiertem Wissen trumpfen, gleichzeitig aber gehetzt und arrogant wirken?

Ihre Körpersprache, Ihr Gesichtsausdruck, Ihre Bekleidung prägen den ersten Eindruck. Stehen Sie krumm und mit hängenden Schultern oder gerade gerichtet, haben Sie die Haare schön oder fettig, ist Ihr Outfit sauber und gepflegt und passend für die Firma? Ist die Mimik verkrampft oder entspannt? Die Optik ist massgeblich entscheidend für den ersten Eindruck, aber nicht nur sie. Es gibt einige weitere Faktoren, die es zu beachten gilt.

Freundlichkeit

Sie wissen es ja noch aus Ihrer Kinderstube: «Bleib schön anständig, sei freundlich!» Mit freundlich und anständig sein kommen Sie weit, richtig weit, wenn nicht gar schon ans Ziel. Freundlichkeit geht nämlich Hand in Hand mit Wertschätzung. So ist der höfliche Umgang miteinander entscheidend für gutes Zusammenarbeiten. Sind Sie freundlich der Kollegin gegenüber, so ist sie es auch zu Ihnen. Sind Sie nett zum wartenden Kunden, freut ihn dies und er fühlt sich schon mal wohl in Ihrer Umgebung.

Augenkontakt

Haben Sie einen offenen Blick und schauen Sie Ihrem Gegenüber in die Augen. Tritt ein Kunde zu Ihnen in den Raum, dann richten Sie die Aufmerksamkeit auf ihn und nicht auf Ihr Smartphone oder Ihr Dossier, auch wenn Sie daraus noch Informationen holen könnten. In diesem Moment hat der Kunde Priorität.

Begrüssung

Empfangen Sie Ihre Kunden mit einem echten Lächeln, nehmen Sie sich Zeit für den Handschlag und das Grüezi. Unterbrechen Sie das Gespräch mit Ihren Kollegen, auch wenn es vielleicht gerade sehr spannend ist. Der Kunde ist jetzt da und braucht Ihre Aufmerksamkeit. Erkundigen Sie sich nach seinem Befinden und der Anreise. Bieten Sie ihm einen Kaffee an mit einem süssen Snack, so ist ihr Start bereits gelungen.


Small Talk

Sie stehen ganz alleine an einer Netzwerkveranstaltung, Ihre Firma hat Sie darum gebeten, dabei zu sein, und ja, Sie haben nicht Nein gesagt. Niemand kennt Sie. Sie kennen niemanden. Am liebsten würden Sie umkehren, doch Sie müssen nun das Beste daraus machen. Aber bloss wie? Small Talk, das lockere Plaudergespräch, das nicht nur an Netzwerkveranstaltungen betrieben wird, eignet sich auch als Einstieg in ein tieferes Gespräch oder eine Sitzung. Springen Sie über die erste Hürde und zack, sind Sie mittendrin.

Vorbereitung

Suchen Sie auf der Teilnehmerliste nach Ihnen bekannten und interessanten Personen und überlegen Sie sich, was Sie fragen möchten. Machen Sie sich vorher Notizen in einem kleinen Notizbuch. Lassen Sie sich durch den Gastgeber bei diesen Personen vorstellen.

Wie funktioniert Small Talk?

An Anlässen, an denen Sie niemanden kennen, nehmen Sie am besten Augenkontakt mit einer Person auf, die auch alleine steht. Gehen Sie auf sie zu und begrüssen Sie sie lächelnd. Fragen Sie: «Wie hat Ihnen die Ausstellung gefallen?» Oder sagen Sie: «Wie fanden Sie den Vortrag?» Stellen Sie sich danach kurz vor. Schon ist das Eis gebrochen. Versuchen Sie jetzt einfach, nicht einzusinken. Zeigen Sie Interesse an Ihrem Gegenüber und stellen Sie offene Fragen, sogenannte W-Fragen, die nicht mit einem knappen Ja oder einem Nein beantwortet werden können. Sonst ist die peinliche Stille schnell herbeigeführt. Hören Sie aufmerksam zu und suchen Sie nach Gemeinsamkeiten. Je mehr Sie davon finden, desto leichter werden Sie sich unterhalten. Wenn Sie herausfinden, dass Sie am selben Ort die Schule besucht haben oder die gleichen Leute kennen: Reden Sie darüber! Gemeinsamkeiten sind wichtig, denn Sie verbinden und schaffen Sympathie. Dies können optische Ähnlichkeiten wie der Kleidungsstil oder Akustisches wie der gleiche Dialekt sein. Oder Sie beide laufen gerne im Wald, lieben Tauchgänge im Roten Meer oder haben denselben Lieblingsautor. Die Liste möglicher Themen ist so vielfältig wie Sie selbst.

Gemeinsamkeiten verbinden

Gemeinsamkeiten sind wichtig, denn Sie verbinden und schaffen Sympathie. Dies können optische Ähnlichkeiten wie der Kleidungsstil oder Akustisches wie der gleiche Dialekt sein. Oder Sie beide laufen gerne im Wald, lieben Tauchgänge im Roten Meer oder haben denselben Lieblingsautor. Die Liste möglicher Themen ist so vielfältig wie Sie selbst.

Stockt dann irgendwann das Gespräch, fragen Sie Ihr Gegenüber ob Sie gemeinsam ein kühles Getränk vom Buffet holen wollen und versuchen Sie dann weitere Personen ins Gespräch einzubeziehen.

Austausch von Visitenkarten

Nehmen Sie ein paar wenige Visitenkarten mit an den Anlass und bieten Sie die Karte erst nach einem Gespräch an, wenn ein weiterer Kontakt sinnvoll ist. Die von Ihrem Gesprächspartner erhaltene Visitenkarte versorgen Sie später im Büro in der Visitenkarten-Box oder im Visitenkarten-Album. Melden Sie sich bereits 72 Stunden nach dem Treffen. Verlinken Sie sich auf Xing oder senden Sie eine E-Mail mit einer für den Anderen interessanten Nachricht oder Tipp. Selbstverständlich dürfen Sie ihn auch zu einem Kaffee einladen.


«Du» oder «Sie»?

Die Skilehrer haben es einfach. Ihre Grenze liegt bei 1000 Metern. Alles, was höhenmässig darüber liegt, wird geduzt. Und was darunter ist – ebenfalls. In anderen Berufssparten ist das «Sie» aber auf alle Fälle die korrekte Art, jemanden anzusprechen. Zwar wird das «Du» heutzutage früher ausgesprochen. Manch einer fühlt sich damit aber überrumpelt, steigt zögerlich und nur deswegen darauf ein, weil er das Gegenüber nicht mit einer Absage brüskieren will. Wann ist der richtige Zeitpunkt, «duzuschlagen », und was gilt es beim Gebrauch von Sie und Du sonst noch zu beachten?

Wie und wann das Du anbieten?

Hier sind wir schon beim ersten Grundsatz. Das Du wird angeboten. So hat das Gegenüber die Möglichkeit, es anzunehmen oder eben abzulehnen. Achten Sie auch auf die Körpersignale: Geht Ihr Gegenüber auf Distanz, können Sie erahnen, dass es für das Du noch zu früh ist oder überhaupt lieber beim Sie geblieben wird. Sie brauchen auch kein Glas oder Kaffeebecher in der Hand, um dem Roger Du zu sagen. Das Du ist jederzeit möglich, vor oder nach einem Projekt. Sagen Sie zum Beispiel: «Jetzt haben wir so viel zusammen erreicht, wollen wir uns nicht Du sagen?»

Wer bietet wem das Du an?

Im Geschäftsleben bietet der Ranghöhere dem Rangniederen das Du an. Der Chef also seinen Mitarbeitenden, selbst wenn er viel jünger ist. In diesem Fall empfiehlt es sich, seinen Mitarbeitenden zu erklären, dass man eine Du-Kultur vorziehe, sofern das für alle in Ordnung ist. Beachten Sie, dass immer der Kunde das Du anbietet.

Grundsätzlich werden alle Personen, die im Erwerbsleben stehen, mit Sie angesprochen. Somit haben auch Lernende im ersten Lehrjahr ein Anspruch darauf, gesiezt zu werden.

Besuchen Sie zum ersten Mal einen Business Club oder Verein, so erkundigen Sie sich wie man sich dort anspricht und passen Sie sich den Regeln an. Wenn sich jemand mit Vor- und Nachname vorstellt, bedeutet dies noch nicht, dass Ihnen diese Person das Du anbieten möchte.

Das Du ablehnen

Sie wollen das Du nicht annehmen? Gerade im geschäftlichen Kontext können Sie bestens argumentieren, dass Sie damit gute Erfahrungen gemacht haben. Wie auch immer, ein kleiner negativer Beigeschmack kann durchaus bleiben, schliesslich kann sich der Du-Anbieter abgelehnt fühlen.

Haben Sie vergessen, ob sie nun Duzis sind?

Wenn Sie nicht sicher sind, ob das Du wirklich ernst gemeint war, können Sie den Vornamen oder das Du einfach zurückhalten. Eröffnen Sie das Gespräch mit einem schlichten „Grüezi“ und warten Sie ab, wie der andere zurück grüsst. Oder sagen Sie ehrlich und offen: „Ich bin mir nicht sicher, haben wir uns gestern nicht geduzt?“

Susanne Abplanalp 
Know-how und Leidenschaft für den souveränen Auftritt

Seit 2012 selbstständige Trainerin, Beraterin, Coach und Referentin für nationale und internationale Konzerne, KMU, Organisationen und Weiterbildungsinstitute. Verhandlungs- und Kommunikationskurse für Procure.

Über 25 Jahre Erfahrung als Marketingfachfrau, Verkaufsleiterin und Einkäuferin mit Führungsfunktion in verschiedenen Unternehmen.

Die Inhalte dieses Blogs stammen zum Teil aus dem Buch von Susanne Abplanalp. Im Office-Knigge finden Sie über 150 Praxistipps, zahlreiche Formulierungsbeispiele und persönliche Anekdoten, wie man überzeugend auftritt, Kunden wertschätzt und im Team erfolgreich ist.

Der Office-Knigge
Souverän mit Kunden und im Team

Susanne Abplanalp führt Sie humorvoll und persönlich durch den Büroalltag und erklärt, warum sich wertschätzende Umgangsformen wirklich lohnen.

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