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Wo auch immer Sie sitzen, im kleinen Zimmerchen oder im grossen Büro, das Arbeitsklima prägt Ihren Alltag entscheidend. Entgegen landläufiger Meinung ist ein harmonisches Miteinander im Büro kein Produkt des Zufalls. Einiges lässt sich durch eine gute Organisation regeln: Die Arbeit auf engem Raum, der anspruchsvolle Umgang mit Terminen oder die Sache mit den zeitraubenden Sitzungen. Für anderes muss die innere Haltung stimmen, etwa wenn Sie einem Arbeitskollegen Nein sagen müssen. Leben Sie Respekt und Wertschätzung jeden Tag und bei jeder Gelegenheit. Fehlen diese auf längere Sicht, wird es schwierig. Nachdem Mitarbeitende aufgrund von Fachwissen und harten Fakten eingestellt wurden, verlassen sie die Firma häufig, weil die weichen Faktoren nicht mehr stimmen. Wie das harmonische Miteinander im Büro erst gar nicht in Gefahr gerät und Reibungsverluste vermieden werden, erfahren Sie in den nächsten Abschnitten. Als Erstes gilt es, für sich selbst die Weichen richtig zu stellen – und dabei erst noch die Arbeitswelt zu verbessern.



Die Arbeitswelt verbessern

Sie sind selbst noch nicht Vorgesetzte und möchten trotzdem die Arbeitswelt verbessern, indem Sie sie zu einem freundlicheren Ort machen? Die folgenden Punkte helfen Ihnen, für sich und die anderen die Voraussetzungen für ein harmonisches Miteinander zu schaffen. Zeigen Sie, was Sie sich wert sind!

Den Arbeitgeber sorgfältig auswählen

Sie suchen sich einen Arbeitgeber, der Ihre Wünsche nach Respekt und Mitspracherecht berücksichtigt? Orientieren Sie sich an den Empfehlungen von Organisationen wie Great Place to Work oder dem Label Friendly Work Space. Diese zeichnen Firmen aus, die über eine gute Unternehmenskultur verfügen und ein respektvolles und wertschätzendes Arbeitsumfeld bieten.

Auch in nicht zertifizierten Unternehmen können Sie glücklich werden. Im Vorstellungsgespräch erfahren Sie mit gezielten Fragen, wie weit auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden Rücksicht genommen wird. Wenn Sie klarmachen, was Sie dem Unternehmen selbst bieten können, dürfen Sie auch anmelden, welche Werte und Rahmenbedingungen Ihnen wichtig sind. Dies sollen Sie sogar, denn als Arbeitnehmer haben Sie es in der Hand, dass die Firmen in Zukunft noch mehr Wert auf eine gute Unternehmenskultur legen. Wenn Firmen realisieren, dass die Generation Y nicht dazu bereit ist, zu den bestehenden Rahmenbedingungen in die Arbeitswelt einzutauchen, wird sich etwas verändern.


Büroraum-Knigge

Das Büro mit Kollegen zu teilen kann eine Herausforderung sein. Während Nora laut telefoniert, muss Kevin sich auf eine Statistik konzentrieren. Studien beweisen, dass Mitarbeitende durch eine akustisch unruhige Umgebung Arbeitsleistung einbüssen. Nach jeder Störung braucht es bis zu 30 Minuten, um sich wieder im Thema einzufinden. Neben dem Lärm gibt es im Büro noch weitere Störfaktoren. Die Kollegin mit dem Lüftungstick, die dauernd das Fenster offen haben muss. Es gibt ja auch Lufterfrischer. Der Hund des Kollegen, der verdächtig um die Yucca-Palme streicht. Oder das mitgebrachte Mittagessen der Kollegen, das selbst noch in der Folie verpackt üble Ausdünstungen verströmt. Mit ein wenig Rücksichtnahme kann das Arbeiten im gemeinsam genutzten Raum aber für alle angenehmer werden. Das geteilte Büro hat nämlich durchaus seine Vorteile, allen voran der direkte Informationsfluss. – Nur, will man wirklich immer alles wissen?

Gemeinsam Regeln erarbeiten

Reissen Sie nicht ungefragt die Fenster auf oder schrauben die Klimaanlage nicht auf 18 Grad herunter. Die Idealtemperatur ist für jedermann individuell und Sie können nicht davon ausgehen, dass Ihr momentanes Empfinden sich mit jenem der Kollegen deckt. Die Lösung: Erarbeiten Sie im Team ein paar Regeln, an die sich alle halten sollen und notieren Sie diese z. B. auf einem Flipchart. Jeder äussert sich, unter welchen Bedingungen er die beste Arbeitsleistung erbringt und welche Störfaktoren ihn besonders aus der Ruhe bringen. Finden Sie gemeinsam heraus, wie sich die verschiedenen Arbeitsweisen und Rhythmen vereinbaren können. Oftmals sind es nur Kleinigkeiten, die den anderen stören und die sich ohne grossen Aufwand lösen lassen.


Sitzungen

Wie viel von Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie in Sitzungen? 50 Prozent? Mehr als 50 Prozent? Auf Ihrem Bürotisch stapeln sich die Aufträge, während langatmige Besprechungen Ihre Arbeitszeit aufsaugen. Endlose Meetings, die kaum zu einem Ziel führen, weil sie furchtbar schlecht organisiert sind oder einfach nur um den heissen Brei herumgeredet wird. Das Gähnen ist fast nicht mehr zu unterdrücken, der Magen knurrt und Sie wollen nur eines: Weg und fort von hier, um endlich die Berge von Pendenzenmappen auf Ihrem Schreibtisch abtragen zu können. Das ginge auch anders: Sorgfältige Planung und Vorbereitung, sauber strukturierte Agenda, klar definiertes Sitzungsziel, optimale Teilnehmerzahl, richtiger Zeitpunkt des Meetings – dies sind organisatorische Faktoren für den Erfolg einer Sitzung. Daneben tragen auch weiche Faktoren zum Erfolg einer Sitzung bei, wie der respektvolle Umgang mit der Zeit aller Beteiligten.

Gut vorbereiten

Wenn Sie an einer Sitzung teilnehmen, bereiten Sie sich gut vor. Sie wissen, welche Punkte zu besprechen sind und sind bestens informiert. So können Sie die eigenen Interessen besser vertreten und neue Fakten rascher einordnen. Wenn Sie oft nachfragen müssen, nehmen Sie die Zeit aller Teilnehmer in Anspruch. Nehmen Sie Ihre Schreibmappe mit zur Sitzung und stellen Sie sicher, dass Sie alle Unterlagen sowie Schreibgeräte und Visitenkarten dabeihaben.

Als Sitzungsleiter empfiehlt es sich, den Teilnehmern im Vorfeld genügend Zeit für die Vorbereitung zu geben und Unterlagen frühzeitig zu verschicken. Je besser die Anwesenden vorbereitet sind, je ertragreicher die Sitzung. Je nach Aufwand und Wichtigkeit des Treffens versenden Sie eine Woche bis spätestens 72 Stunden vor der Sitzung die Agenda sowie die relevanten Unterlagen.

AUS DER PRAXIS: An einer Sitzung hatte ich das Einladungsmail mit der Traktandenliste übersehen und kam unvorbereitet zur Sitzung. Der Sitzungsleiter musste die Fakten für mich nochmals wiederholen, denn alle anderen Teilnehmer hatten sich ins Thema eingelesen. Dies war mir sehr peinlich. Wenn ich heute vorgängig keine genauen Informationen zu einer Sitzung erhalte, erkundige ich mich, ob und wann diese versendet werden. Einige haben aufgrund meiner Frage noch eine Traktandenliste erstellt, obwohl sie dies eigentlich nicht geplant hatten. So habe ich ungewollt dazu beigetragen, dass alle Teilnehmenden im Vorfeld über die Themen informiert wurden.

Susanne Abplanalp 
Know-how und Leidenschaft für den souveränen Auftritt

Seit 2012 selbstständige Trainerin, Beraterin, Coach und Referentin für nationale und internationale Konzerne, KMU, Organisationen und Weiterbildungsinstitute. Verhandlungs- und Kommunikationskurse für Procure.

Über 25 Jahre Erfahrung als Marketingfachfrau, Verkaufsleiterin und Einkäuferin mit Führungsfunktion in verschiedenen Unternehmen.

Die Inhalte dieses Blogs stammen zum Teil aus dem Buch von Susanne Abplanalp. Im Office-Knigge finden Sie über 150 Praxistipps, zahlreiche Formulierungsbeispiele und persönliche Anekdoten, wie man überzeugend auftritt, Kunden wertschätzt und im Team erfolgreich ist.

Der Office-Knigge
Souverän mit Kunden und im Team

Susanne Abplanalp führt Sie humorvoll und persönlich durch den Büroalltag und erklärt, warum sich wertschätzende Umgangsformen wirklich lohnen.

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