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Diskretion ist Ehrensache

Heute werden viele Informationen nicht mehr auf Papier gebracht, ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt. Die sorgfältige Archivierung und die Vernichtung allfälliger vertraulicher Daten ein wichtiges und aktuelles Thema. Auch mündliche Informationen sind oft vertraulich. Achten Sie darauf, wem und wie Sie vertrauliche Informationen weitergegeben.


Kommunizieren per E-Mail
Wir schreiben heute oft per E-Mail. Beachten Sie dabei stets ob Sie die richtigen Adressen angewählt haben und ob sie korrekt geschrieben sind. Lesen Sie das Mail gut durch und versenden sie es erst danach. Überlegen Sie sich gut, welche Personen Sie ins cc integrieren. 

Schriftliche Kommunikation
Allzu oft werden Unterlagen ausgedruckt, gelesen, korrigiert und nochmals ausgedruckt. Gerade in Grossraumbüros liegen diese Unterlagen beim Drucker an einem zentralen Ort und warten oft Stunden oder Tage bis sie abgeholt werden. In dieser Zeit können andere Mitarbeitende die Dokumente lesen oder sogar an sich nehmen.  Personen die oft vertrauliche Unterlagen ausdrucken müssen, schaffen sich am besten einen kleinen Drucker an den sie neben dem Arbeitsplatz plazieren.

Persönliche Gespräche
Überlegen Sie stets, welche Inhalte Sie an Sitzungen weitergeben und bei welchen Themen Sie besser nur in engem Rahmen kommunizieren.

Nicht auf fremden Pulten wühlen
Oft liegen vertrauliche Dokumente auf einem Pult während der Abwesenheit eines Mitarbeitenden. Es ist Ehrensache, dass Sie nicht auf fremden Pulten wühlen. Ebenfalls ist es Ihre Pflicht dafür zu sorgen, dass vertrauliche Dokumente professionell weitergeleitet und aufbewahrt werden.

Klatsch und Tratsch am Kaffeeautomaten
Geben Sie keine vertraulichen Informationen beim Mittagstisch oder an der Kaffeebar weiter. Überlegen Sie gut, wer mithören könnte. Über Kollegen und den Chef zu lästern ist ebenfalls nicht empfehlenswert und löst keine Probleme.

Akten vernichten
Akten professionell zu vernichten mit einem Aktenvernichter ist in vielen Fällen eine Pflicht. Informieren Sie sich, wann und wie Sie Akten aufbewahren müssen und wie lange. Viele Dokumente eignen sich nicht dazu im Altpapier zu entsorgen. Werfen Sie vertrauliche Unterlagen auch niemals in den Papierkorb.


Susanne Abplanalp 
Know-how und Leidenschaft für den souveränen Auftritt

Seit 2012 selbstständige Trainerin, Beraterin, Coach und Referentin für nationale und internationale Konzerne, KMU, Organisationen und Weiterbildungsinstitute. Verhandlungs- und Kommunikationskurse für Procure.

Über 25 Jahre Erfahrung als Marketingfachfrau, Verkaufsleiterin und Einkäuferin mit Führungsfunktion in verschiedenen Unternehmen.

Die Inhalte dieses Blogs stammen zum Teil aus dem Buch von Susanne Abplanalp. Im Office-Knigge finden Sie über 150 Praxistipps, zahlreiche Formulierungsbeispiele und persönliche Anekdoten, wie man überzeugend auftritt, Kunden wertschätzt und im Team erfolgreich ist.

Der Office-Knigge
Souverän mit Kunden und im Team

Susanne Abplanalp führt Sie humorvoll und persönlich durch den Büroalltag und erklärt, warum sich wertschätzende Umgangsformen wirklich lohnen.

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