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E-Mail-Knigge

Die E-Mail-Kommunikation erleichtert den Informationsaustausch. Doch nicht immer erzielen wir über die elektronische Kommunikation unser gewünschtes Ziel. Oft entstehen sogar Missverständnisse und Konflikte.

Verwenden Sie immer eine höfliche und korrekte Anrede. Beim ersten Kontakt ist ein «Sehr geehrte Frau Meier» oder «Sehr geehrter Herr Pfister» angebracht. Später können Sie «Grüezi Frau Meier» oder «Guten Tag Herr Pfister» verwenden, wenn Sie mit dem Empfänger per Sie sind. Ein «Hallo» ist tabu, solange man per Sie ist. Sind Sie jedoch mit dem Empfänger per Du, schreiben Sie natürlich «Hallo Corina» oder «Hoi Heinz».

Richten Sie Ihre Signatur in der Grundeinstellung Ihres E-Mails ein. So hat der
Empfänger Ihre komplette Adresse inklusive Telefonnummern und kann Sie ohne
grosse Mühe auch telefonisch erreichen.

Der Kunde bestimmt den Stil. Wechselt er von sich aus vom «Sehr geehrte»
auf «Grüezi», dann dürfen Sie sich gerne seinen Grussgepflogenheiten
anpassen.

«Liebe» oder «Lieber» als Anrede wird grundsätzlich in der Geschäftskorrespondenz nicht verwendet, ausser man ist per Du oder kennt sich bereits länger oder gut. Falls Sie den Namen nicht wissen, ist ein «Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr» zu empfehlen. Anders als mit dem üblichen «Sehr geehrte Damen und Herren» sprechen Sie auch den unbekannten Empfänger in der Einzahl an. Diese Anrede ist persönlicher und verringert die Distanz zum Empfänger. Natürlich dürfen Sie auch «Geschätztes Team» schreiben. Besser jedoch ist die Anrede mit Namen. Es lohnt sich, die Namen im Vorfeld schon in Erfahrung zu bringen.

Autor: Susanne Abplanalp
Quelle: Office Knigge, Seite 56

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